Steeds vaker verzamelen kleine en grote teams breinwerkers op externe locaties om afstand te nemen van “day-to-day”-activiteiten en als het ware te herbronnen. Team spirit op te bouwen. Zich te onttrekken aan de always on-multitask-cultuur. Of na te denken over de toekomststrategie van haar bedrijf of zijn departement.

Uitermate zinvol maar wel met een aantal caveats.

Allereerst de dooddoeners. Zoals bij elke traditionele vergadering hangt ook de kwaliteit  van een offsite af van:

1/ een gedegen voorbereiding

2/ een goede groep die (mentaal) klaar is om af te wijken van platgetreden paden

Voor beide zaken is het ontzettend belangrijk dat iedereen een goed beeld heeft van de doelstellingen. Wees dus als organisator heel duidelijk hierover, en maak een agenda die een afspiegeling is van die doelstellingen.

–

Als de offsite vooral bedoeld is om iedereen in het team meer te laten participeren, dan is het nuttig op voorhand input te laten geven op structuur en agenda van de sessie. Bestaat het doel erin om rollen en verantwoordelijkheden helder te krijgen dan is het aangewezen heel duidelijk te zijn over de verwachtingen en verantwoordelijkheden in voorbereiding van de offsite, alsook tijdens de dag zelf.

Klinkt logisch, maar vaak wordt dit over het hoofd gezien, en lijkt het vooral de bedoeling fun te hebben. Met jammer genoeg achteraf niet altijd de gehoopte effecten.

Verder helpt het echt om activiteiten in te plannen die de relatie van het team versterken. Samen koken en die maaltijd aansluitend samen opeten, is leuk, makkelijk te organiseren en werkt echt groepsversterkend.

Maar ook de keuze van locatie heeft een heel grote impact op het eindresultaat.

Een aantal tips bij de locatiekeuze:

1/ Zoek een originele locatie. Gebruik je dezelfde ruimte of hetzelfde gebouw als dat waar jouw traditionele vergaderingen plaatsvinden, dan ga je snel merken dat deelnemers vervallen in dezelfde rituelen: smartphone checken, minder zin om bij te dragen, te beslissingsgericht denken… En dat is net wat je met de offsite wou vermijden: homo sapiens mag voor een korte periode niet opnieuw homo interruptus worden.  Je moet net in groep kunnen dagdromen.

2/ Ga op zoek naar rust & privacy. Ideaal zit je op een plek die je alleen hebt voor jouw groep. Ver weg van drukte of mogelijke afleiding. Geen andere “seminaristen” die het feestje komen verstoren of hun eigen groepsactiviteit komen delen. Een offsite is bedoeld als denk- en praatdag.

3/ Ga voor ruimte en ruimtegevoel. Tijdens off-sites of brainstorm-sessies is het goed dat elkeen indien gewenst tot rust kan komen. Het outside the box denken gebeurt ook letterlijk makkelijker wanneer individuen echt een groot fysiek ruimtegevoel hebben. Ze naar buiten kunnen, of naar een andere ruimte, zonder de groep te verlaten weliswaar.

4/ Zorg dat er voldoende licht en lucht is. Hoe meer daglicht, hoe beter. Hoe meer vensters je kan openen (ook in de winter), en zo verse lucht kan binnenbrengen, hoe aangenamer.

5/ Bespaar niet op eten of drinken. Zorg dat je voldoende catering hebt voorzien of dat de frigo goed vol zit met (fris)dranken, en voer voor de lege magen.

6/ Check op voorhand of de locatie naar keuze voldoende faciliteiten heeft: goed werkende wifi-verbinding, tafels, stoelen, beamer, projectiescherm (of grote witte muren), de juiste bedrading, een krijtbord, flipcharts, pen en papier, espressomachine, relaxzetels enzoverder.

Een succesvolle team building offsite kan het bedrijf of het team de ruimte geven om oude gewoontes te doorbreken en nieuwe manieren van communicatie of samenwerking in te voeren. Met een enorm positief effect op toekomstige groepsdynamiek en cultuur.

Hopelijk zijn bovenstaande zaken handig bij de voorbereiding van je eigen toekomstige offsite of workshop!

Laat maar weten indien je extra suggesties of opmerkingen hebt.

(Met dank en credits aan Unlimited PR Belgium en Ian Hermans Photography voor de passende foto’s)